Comprendre, formaliser et aligner nos processus

Le pôle Processus et Amélioration continue (PAC) de la DPAC accompagne les équipes dans la formalisation de leurs procédures de manière claire et structurée. Nous analysons chaque étape du processus, identifions ses objectifs opérationnels, les acteurs concernés, leurs rôle et responsabilités au sein du processus, leurs contraintes respectives, les utilisateurs et leurs attentes, les différents niveaux de contrôle et les points de passage critiques.

Pour rendre les informations accessibles, nous utilisons des outils visuels tels que cartographies et logigrammes qui facilitent l’appropriation par l’ensemble des collaborateurs.

Notre méthodologie inclut des ateliers participatifs pour recueillir les pratiques réelles, identifier les points d’achoppement et définir un cadre partagé. Ces ateliers sont suivis de travaux de modélisation réalisés par le pôle PAC ou le référent amélioration continue de votre structure si désigné.

Le pôle PAC s’est doté de l’outil de modélisation PYX4 Process qui permet la constitution d’une base documentaire processus organisée de manière cohérente, normée, chartée et référencée.

Cette démarche de formalisation des procédures sécurise les activités, facilite la compréhension et la communication, l’intégration des nouveaux agents et l’alignement des pratiques avec les objectifs opérationnels et stratégiques.

Le pôle Processus et Amélioration continue (PAC) de la DPAC vous aide à structurer vos procédures dans un référentiel centralisé, normé, charté, versionné et consultable via l’outil PYX4 Process.

Nous définissons avec vous l’architecture de votre base documentaire à travers la modélisation d’une cartographie des macro-processus pilotés par votre structure et auxquels sont rattachés vos procédures et modes opératoires sous la forme de logigrammes. Nous définissons également les normes de référencement associées.

L’outil PYX4 Process a vocation à abriter l’ensemble des procédures et modes opératoires en vigueur au sein de l’établissement. Il constituera à terme un point d’entrée unique pour accéder à la base documentaire établissement, l’objectif étant de faciliter l’accès aux informations, d’éviter les doublons et de sécuriser le fonctionnement des services.

Cette démarche garantit que chaque collaborateur consulte la version la plus fiable de chaque document et que l’ensemble des procédures est cohérent et pérenne. La modélisation de procédures sous la forme de cartographies et de logigrammes facilite la communication, la collaboration et le partage. Elle permet une compréhension partagée du fonctionnement de votre structure tant en interne qu’auprès de vos usagers.

Le pôle Processus et Amélioration continue (PAC) de la DPAC accompagne la création d’une base documentaire centralisée, normée, chartée, versionnée, intégrant cartographies, logigrammes et modes opératoires via l’outil PYX4 Process.

Nous dispensons une formation à l’approche processus et à l’outil PYX4 Process auprès des référents amélioration continue de directions, services ou composantes souhaitant s’impliquer dans la démarche, et les accompagnons tout au long du processus de modélisation. Nous définissons ensemble la structuration et le référencement de votre base documentaire puis organisons des séquences de travail mensuelles avec chaque référent pour suivre l’avancée des travaux, partager les bonnes pratiques, prodiguer des conseils et assurer le support technique.

Le pôle Processus et Amélioration continue (PAC) de la DPAC s’est doté de l’outil de modélisation PYX4 Process. Cet outil permet de modéliser des processus, procédures et modes opératoires de manière très visuelle (cartographies et logigrammes) pour faciliter la compréhension et le partage.

PYX4 Process a vocation à abriter l’ensemble de la documentation processus de l’établissement. Le pôle PAC œuvre à la structuration de cette base documentaire et s’assure de sa cohérence d’ensemble en lien avec les référents amélioration continue des directions, services et composantes.

En fonction de votre besoin, le pôle PAC peut prendre en charge les travaux de modélisation en concertation avec vos équipes (besoin ciblé de modélisation d’une procédure) ou former un référent au sein de votre structure (démarche globale de modélisation). Le référent amélioration continue bénéficie d’une action de sensibilisation à l’approche processus, d’une formation à PYX4 Process et d’un accompagnement étroit du pôle PAC pour suivre l’avancée des travaux, partager les bonnes pratiques, prodiguer des conseils et assurer le support technique (réunions mensuelles).

La cartographie des processus est une représentation graphique de l’activité de votre structure. Elle implique l’identification de vos processus de pilotage, vos processus métier, soutien et support.

Elle offre une vision globale du fonctionnement de votre structure et de ses interactions avec les directions, services et composantes de l’établissement.

La cartographie des processus constitue un référentiel commun et structuré. Elle joue un rôle essentiel dans la visualisation, la compréhension, la simplification et l’amélioration de vos activités et flux de travail.

Elle permet aux collaborateurs de comprendre comment s’articulent les activités, quel est leur rôle au sein de votre structure (ou plus globalement de l’établissement) et à quels objectifs ils contribuent.

Elle facilite également l’analyse de vos activités en incitant à prendre du recul sur vos modalités organisationnelles et fonctionnelles. Elle permet d’identifier les redondances, les inefficacités, les points d’achoppement dans les processus ainsi que les opportunités d’amélioration. Elle encourage ainsi une culture de l’amélioration continue.

Le pôle Processus et Amélioration continue (PAC) de la DPAC accompagne les directions, services et composantes qui souhaitent engager une démarche de cartographie de leurs processus. Nous animons des ateliers participatifs impliquant l’ensemble des parties prenantes (direction, managers, experts terrain…) pour sensibiliser vos collaborateurs à l’approche processus et les accompagner dans la structuration de cette cartographie. Nous assurons la modélisation de votre cartographie qui constituera in fine l’architecture de votre base documentaire processus.

Le pôle Processus et Amélioration continue (PAC) de la DPAC accompagne la définition des rôles et responsabilités au sein de vos processus, en identifiant les flux de travail et les interfaces entre acteurs. Cette clarification permet de réduire les ambiguïtés, de renforcer la coordination et de sécuriser les activités quotidiennes.

La méthodologie inclut des ateliers collaboratifs impliquant l’ensemble des parties prenantes à un processus, permettant de porter un regard croisé sur les attentes et les contraintes respectives de chaque acteur, favorisant ainsi l’appropriation collective et l’adoption d’une culture de responsabilité partagée, essentielle pour le fonctionnement efficace et durable de vos activités.

En termes de livrables, le pôle PAC s’adapte à votre besoin : modélisation de logigrammes, élaboration de matrices RACI ou d’organigrammes fonctionnels nominatifs (OFN).

Le pôle Processus et Amélioration continue (PAC) de la DPAC anime des ateliers participatifs pour représenter les activités et les flux de manière visuelle et compréhensible par tous. Cette approche collaborative permet d’identifier les interactions, les redondances, les points de blocage et les opportunités d’amélioration, tout en impliquant l’ensemble des acteurs concernés.

La cartographie de vos processus devient ainsi un outil concret de communication, de pilotage et d’amélioration continue, favorisant la compréhension partagée et la prise de décision éclairée.

En fonction de votre besoin, le pôle PAC peut prendre en charge les travaux de modélisation en concertation avec vos équipes (besoin ciblé de cartographie de vos processus ou de modélisation d’une procédure) ou former un référent au sein de votre structure (démarche globale de modélisation). Le référent amélioration continue bénéficie d’une action de sensibilisation à l’approche processus, d’une formation à PYX4 Process et d’un accompagnement étroit du pôle PAC pour suivre l’avancée des travaux, partager les bonnes pratiques, prodiguer des conseils et assurer le support technique (réunions mensuelles).

Le pôle Processus et Amélioration continue (PAC) de la DPAC vous accompagne pour analyser la finalité et l’efficacité de vos processus.

Nous animons des ateliers collaboratifs impliquant l’ensemble des parties prenantes afin d’identifier collectivement les besoins et les attentes des utilisateurs, les objectifs opérationnels de vos processus et leur contribution à la stratégie d’établissement.

Notre méthodologie comprend un diagnostic de vos processus (modélisation et analyse partagée), la définition d’actions de progrès et d’indicateurs de pilotage et de résultat. Le pôle PAC procède ensuite à des revues de processus visant à évaluer l’atteinte des objectifs opérationnels, l’efficacité et l’efficience du processus et le niveau de satisfaction des utilisateurs.

A l’issue d’une revue de processus, le pôle PAC peut poursuivre l’accompagnement de vos équipes afin d’ajuster les actions de progrès ou définir de nouveaux points d’intervention dans une démarche d’amélioration continue.

La méthodologie proposée se fonde sur la méthode PDCA (Plan Do Check Act) structurée en quatre étapes : Planifier, Mettre en œuvre, Evaluer, Améliorer. Cette démarche permet de garantir que vos processus sont alignés avec les objectifs institutionnels et produisent une valeur tangible pour les utilisateurs.

La satisfaction utilisateur dépend à la fois du délai de traitement de la demande et de la qualité de la prestation délivrée. Le délai de traitement dépend de processus fluides et optimisés, la qualité de la prestation de l’adéquation de l’offre aux attentes des utilisateurs.

Le pôle Processus et Amélioration continue (PAC) de la DPAC anime des ateliers participatifs afin d’identifier avec l’ensemble des parties prenantes à un processus les besoins et les attentes des utilisateurs (tant internes qu’externes), analyser chaque activité réalisée pour y apporter plus de fluidité et réduire le délai de traitement.

Nous accompagnons vos équipes à la définition d’indicateurs simples de satisfaction pour faciliter la collecte de retours d’expérience et leur analyse, et permettre ainsi d’ajuster le processus en continu.

L’objectif est d’améliorer la qualité perçue par les utilisateurs, de renforcer leur satisfaction et de rendre les processus plus réactifs et adaptés à leurs besoins.

Le pôle PAC accompagne également vos équipes dans le suivi des indicateurs au cours de revues de processus visant à évaluer l’atteinte des objectifs opérationnels, l’efficacité et l’efficience du processus et le niveau de satisfaction des utilisateurs. Ces revues de processus permettent d’ajuster les actions de progrès ou définir de nouveaux points d’intervention dans une démarche d’amélioration continue.