ARCHIVES

Toutes les composantes, tous les services sont donc concernés. C’est l’ensemble de l’activité de l’établissement qui intègre la dimension archives, quel que soit le support.

C’est une obligation réglementaire, réalisée sous le contrôle scientifique et technique des Archives départementales, par délégation du préfet de département.

Elle répond à un triple objectif :

• gérer l’information en interne sur le long terme ;
• préserver les droits de l’administration, des personnels et des usagers ;
• constituer la mémoire historique de l’établissement.

Bien sûr que non, ne serait-ce que pour des questions d’espace. De plus, l’intérêt des documents produits par l’université varie beaucoup en fonction de leur finalité. Par exemple, une facture ne suivra pas les mêmes critères de gestion qu’un compte-rendu de conseil d’administration.

Après le temps de leur utilité courante, au quotidien, deux critères déterminent le devenir des documents : leur « durée d’utilité administrative » (combien de temps l’université doit garder l’information pour répondre à ses obligations légales) et leur « sort final » (ce que devient le document à la fin de cette durée).

Une typologie des documents, présentant leur durée d’utilité administrative et leur sort final, a été définie dans une circulaire ministérielle de 2005, qui est toujours en vigueur et qui sert de socle à toute activité archivistique dans les universités. La circulaire est disponible ci-dessous. Elle doit être adaptée aux réalités et besoins locaux, par un dialogue se construisant avec les responsables de services et composantes et les personnels.

Toute démarche d’archivage doit s’établir en dialogue avec l’archiviste de l’université.
Les règles pour l’archivage courant se définissent à partir de la circulaire de 2005 et en fonction des réalités et besoins locaux.
Pour les archives plus anciennes, un diagnostic peut être élaboré avec l’archiviste, pour trier ce qui doit être détruit, après accord des Archives départementales de Vaucluse, et ce qui doit être versé aux Archives départementales.
Pour les archives imprimées à vocation historique, celles versées aux Archives départementales, leur conditionnement doit être réalisé par des boîtes de dix centimètres de largeur. Ce sont les seules boîtes acceptées par les Archives départementales, pour des raisons de logistique, de gestion des espaces. Leur contenu doit être facilement identifiable, sans aucune abréviation, en évitant les descriptifs trop vagues et en mentionnant les dates extrêmes des documents (le plus ancien et le plus récent). Il importe de demander l’accompagnement de l’archiviste dès le début de la constitution de ces lots.

La localisation des archives traitées est conditionnée à une rationalisation des espaces de stockage, actuellement une quarantaine.

Archiviste : Yves Caron
Direction des affaires juridiques et institutionnelles
Site sainte Marthe – zone 200
Instance ALADIN : https://www.appigs.univ-avignon.fr/extranet/assistance.html
archives@univ-avignon.fr
0490162807 / 0664357690