ARCHIVES

Toutes les composantes, tous les services sont donc concernés. C’est l’ensemble de l’activité de l’établissement qui intègre la dimension archives, quel que soit le support.

C’est une obligation réglementaire, réalisée sous le contrôle scientifique et technique des Archives départementales, par délégation du préfet de département.

Elle répond à un triple objectif :

• gérer l’information en interne sur le long terme ;
• préserver les droits de l’administration, des personnels et des usagers ;
• constituer la mémoire historique de l’établissement.

Ne serait-ce que pour des questions d’espace, physique comme numérique, il n’est pas envisageable de tout archiver sur le long terme. De plus, l’intérêt des documents produits par l’université varie beaucoup en fonction de leur finalité. Par exemple, une facture ne suivra pas les mêmes critères de gestion qu’un compte-rendu de conseil d’administration.

Après le temps de leur utilité courante, au quotidien, deux critères déterminent le devenir des documents : leur « durée d’utilité administrative » (combien de temps l’université doit garder l’information pour répondre à ses obligations légales) et leur « sort final » (ce que devient le document à la fin de cette durée).

Une typologie des documents, présentant leur durée d’utilité administrative et leur sort final, a été définie dans une circulaire ministérielle de 2005, qui est toujours en vigueur et qui sert de socle à toute activité archivistique. Elle doit être adaptée aux réalités et besoins locaux, par un dialogue se construisant avec les responsables de services et composantes et les personnels.

Toute démarche d’archivage doit s’établir en dialogue avec l’archiviste de l’université.
Les règles pour l’archivage courant se définissent à partir de la circulaire de 2005 et en fonction des réalités et besoins locaux.

Pour les archives déjà stockées dans les bureaux, un diagnostic peut être élaboré avec l’archiviste, pour trier ce qui doit être détruit, après accord des Archives départementales de Vaucluse, et ce qui doit être versé aux Archives départementales.

Le conditionnement des archives demande plusieurs bonnes pratiques. Pour les archives imprimées à vocation historique, celles versées aux Archives départementales, leur conditionnement doit être réalisé par des boîtes de dix centimètres de largeur. Ce sont les seules boîtes acceptées par les Archives départementales, pour des raisons de logistique, de gestion des espaces. Pour les archives qui seront détruites après validation par les Archives départementales, les impératifs se limitent à utiliser des contenants facilement manipulables.

Le contenu de tous les contenants doit être facilement identifiable, sans aucune abréviation, en évitant les descriptifs trop vagues (dont « Archives », « Divers », « CR », « documents Gilles », etc.) et en mentionnant les dates extrêmes des documents (le plus ancien et le plus récent). Les boîtes doivent être débarrassées de tout plastique et sans aucun trombone métallique. Il importe de demander l’accompagnement de l’archiviste dès le début de la constitution de ces lots.

Pour les archives numériques, deux typologies assez distinctes peuvent être dessinées : celles provenant d’applications métiers et celles de l’activité bureautique. Différents types de tests sont en cours, afin de définir des stratégies rationnelles et efficientes.

Un bordereau interne à l’université a été créé, à titre expérimental. Il s’agit de versements d’un service à la cellule archives.

Pour information, voici les bordereaux utilisés pour les Archives départementales :

• bordereau d’élimination :

• bordereau de versement :

Ces bordereaux sont sous la responsabilité de l’archiviste. C’est lui qui les transmets aux Archives départementales et qui en assure le suivi.

L’instruction de 2005

C’est le dernier texte de référence publié par l’État concernant la gestion des archives universitaires. Il reste un outil de travail essentiel. Relativement ancien et générique, il est complété par plusieurs autres instructions et nécessite des arbitrages locaux, en accord avec les Archives départementales de Vaucluse.

DPACI/RES/2009/019

C’est la principale source qui vient compléter l’instruction de 2005. Elle concerne les collectivités territoriales. Pour autant, elle sert à définir les DUA et les sorts finaux, car la typologie des documents prime sur le périmètre des administrations visées.

Présentation de la cellule archives

Présentation de la cellule archives réalisée en mars 2025.

Les réseaux

Avignon Université est adhérente de l’Association des archivistes français, l’archiviste de l’université est membre actif de la section Aurore, section des archivistes des universités, rectorats, organismes de recherche et mouvements étudiants.

• Site de l’association : https://www.archivistes.org/

FranceArchives est le portail national des archives publiques, présentant les ressources documentaires françaises et proposant de nombreux outils de compréhention.

• Site du portail : https://francearchives.gouv.fr/fr

Le portail international archivistique francophone constitue une ressource essentielle pour découvrir et comprendre l’archivage.

• Site du portail : https://www.piaf-archives.org/

Il serait aberrant de définir l’ensemble des règles d’organisation et de nommage, de façon uniforme, pour tous les services et composantes de l’établissement. Les particularités, les champs d’intervention, sont trop divers pour établir une cohérence globalisante.

Pour autant, quelques pratiques, basiques, doivent être partagées. Le but est de faciliter le traitement des documents à gérer, des données à traiter. L’automatisation des opérations d’analyse et de gestion nécessite de bien préparer, dès le début, les éléments qui circuleront d’un logiciel à l’autre : il faut faciliter cette circulation en évitant des pratiques qui risquent de la bloquer.

Les quelques points d’attention qui suivent permettent de bâtir une structuration de l’information à même de faciliter l’archivage, donc la recherche documentaire.

• Arborescences : il est préconisé de ne pas dépasser 5 niveaux, entre le répertoire principal et les sous-répertoires.
• Noms de fichiers : pas d’espaces, pas d’accents, pas de caractère spécial autre que le tiret bas (l’underscore : _), donc pas de point, pas de « tiret du 6 », de parenthèses, etc.
• Versions : pour les documents bureautiques, penser à nommer les différentes versions dans le document et dans son nom de fichier. La forme V1, V2, V3 peut être privilégiée, sachant que pour certains types de documents d’autres pratiques peuvent être plus judicieuses, dont la datation, sous la forme 20260301 (pour une version du 1er mars 2026).

Ces règles basiques ont à être complétées, selon les spécificités de chacun des services ou chacune des composantes.

L’université doit déposer aux Archives départementales de Vaucluse (https://archives.vaucluse.fr/) les documents qui constituent son fonds historique, en fonction principalement de la circulaire de 2005 déjà évoquée. L’histoire de l’université d’Avignon, la médiévale comme la contemporaine, peut s’étudier et se diffuser à partir des documents qui y seront conservés, sur le très long terme.

Quelques versements ont été effectués aux alentours de l’an 2000 : 3,50 mètres linéaires, essentiellement des dossiers de bourses, copies et rapports de stages.

Voici les bordereaux des versements effectués depuis la création de la cellule archives en 2023. Les Archives départementales effectuent ensuite un traitement spécifique, disponible au fur et à mesure sur leur site https://archives.vaucluse.fr/

2024

Présidence de l’université : courriers sortants (1997-2015) [3,9 mètres linéaires]

Agence comptable : budgets initiaux (2000-2010) et comptes financiers (1997-2012) [0,80 mètres linéaires]

Présidence de l’université : courriers entrants (2004-2018) [12,9 mètres linéaires]

Communication : livrets, guides, agendas-guides de l’étudiant ([1975]-2020) ; dossier pour la charte graphique de l’Université d’Avignon et des Pays de Vaucluse (2005) et journaux de l’université (1975-2002) [0,5 mètres linéaires]

Conseil académique : dossiers de séances, procès-verbaux, contrôle de légalité (2013-2018) ; conseil des études et de la vie universitaire : convocations, documents supports, comptes-rendus, procès-verbaux (1998-2013) ; commission de la formation et de la vie étudiantes : convocations, documents supports, comptes-rendus, procès-verbaux (2013-2018) [1,80 mètres linéaires]

Comptes rendus et dossiers de séances conseils d’administration (1978-2018), des conseils restreints (1977-2011) et délibérations de CA (2013-2018) [2,7 mètres linéaires]

2025

Histoire de l’université : ensemble de trois boîtes originellement dénommé ainsi (1970-1998) ; divers dossiers selon leurs constitutions originelles (1967-2010). Présidence de l’université : courrier entrant (2019) [2 mètres linéaires]

Les Archives départementales ont stoppé les versements, du fait de leur propre déménagement : près de 30 kilomètres linéaires à déplacer, dans l’ordre, depuis le Palais des papes au nouveau bâtiment, Memento, sur Agroparc. Les versements reprennent en 2026.

Archiviste : Yves Caron
Direction des affaires juridiques et institutionnelles
Bureau : site sainte Marthe – zone 200 / Salle de tri : 0W48
archives@univ-avignon.fr
0490162807 / 0664357690