Gestion des emplois du temps

Hyperplanning est le logiciel de gestion des emplois du temps de l’Université.
La DOSI gère les bases de données de 4 sites : Centre ville, CERI, IUT et Agrosciences.

L’accès aux emplois du temps d’Hyperplanning peut se faire de différentes manières en fonction de votre profil.

Emplois du temps en ligne

Il s’agit du site web créé par la DOSI. Ses fonctionnalités sont adaptées pour la consultation d’un unique emploi du temps, en particulier pour les étudiants, pour les enseignants, les salles et les enseignements.
Le contenu des emplois du temps en ligne provient des d’Hyperplanning.

Site web Hyperplanning

Il s’agit de l’interface web proposée directement par Hyperplanning.
https://planning.univ-avignon.fr/
Elle propose aussi l’affichage de son emploi du temps personnel (pour les enseignants uniquement à ce jour) sous une forme différente de celle des Emplois du temps en ligne et propose aussi de visualiser les emplois du temps d’autres personnes pour ceux qui sont habilités (responsables d’année, responsables de formation).
Plus de détails.

Client lourd Hyperplanning

Le client lourd est un programme installé sur votre ordinateur et qui permet d’avoir des fonctionnalités plus avancées.
Le client lourd n’est proposé qu’aux personnes ayant besoin de faire des modifications dans Hyperplanning. Il est également possible que vous l’ayez déjà sur votre ordinateur dans le cadre de notre précédente politique d’accès à Hyperplanning.

Accès par défaut :
Si vous souhaitez simplement consulter l’emploi du temps classique, c’est déjà réglé ! Vous avez un accès direct à l’EDT par défaut, sans avoir à faire de demande.

Accès à Hyperplanning en ligne :

• Étudiants : Pour l’instant, l’accès direct à Hyperplanning en ligne n’est pas encore disponible pour les étudiants…
• Enseignants : Si vous êtes enseignant, vous avez un accès automatique à l’espace enseignant, à condition de faire partie du SI.

Vous souhaitez des droits supplémentaires ?

Si vous cherchez à aller plus loin, par exemple avec le client lourd ou l’espace secrétariat, il y a quelques démarches à suivre :

1. Gestionnaires d’emploi du temps à l’IUT : il vous faudra faire une demande pour être ajouté à certains groupes. Cela se fait via un ticket.
   • role_iut_administration : Rôle modification pour le pôle Service Général-Administration de l’IUT
   • role_iut_commercialisation: Rôle modification pour le Département Technique de commercialisation de l’IUT
   • role_iut_genie_biologique: Rôle modification pour le Département Génie Biologique de l’IUT
   • role_iut_packaging: Rôle modification pour le Département Packaging, Emballage et Conditionnement de l’IUT
   • role_iut_sd: Rôle modification pour le Département Science des données de l’IUT
2. Gestionnaires d’emploi du temps à la FTLV (role_ftlv) : Même principe, il vous faudra faire une demande par ticket pour obtenir l’accès souhaité.
3. Gestionnaires d’emploi du temps à DES (role_des): Si vous appartenez à ce service, il vous suffit de voir votre responsable pour qu’il vous ajoute au groupe.
4. Accès en consultation à l’espace secrétariat (role_consultation_web): Si vous êtes à la fois enseignant et responsable de formation, et que vous souhaitez consulter l’espace secrétariat (sans avoir à gérer les aspects de gestion en profondeur), il vous suffit de demander un droit de consultation à la scolarité ou à travers un ticket.

Une fois qu’un utilisateur est ajouté à son groupe, un script de synchronisation est exécuté deux fois par jour (à 12h00 et 23h00). Ce processus met à jour automatiquement les droits d’accès et attribue les utilisateurs aux groupes appropriés.

Les groupes d’utilisateurs permettent de gérer les droits d’accès de manière structurée, en garantissant que seules les personnes actives à l’université y ont accès. Lorsqu’un utilisateur quitte l’université ou change de rôle, il est automatiquement supprimé grâce à une synchronisation régulière des groupes.

Il y a deux espaces Hyperplanning présent sur https://planning.univ-avignon.fr/ 

Un emploi du temps est automatiquement généré à partir des données d’Hyperplanning.

Les cours récupérés dans Hyperplanning sont mis à jour toutes les 5 minutes sur votre ENT

Voir cette page pour plus d’informations.

Dans votre client Hyperplanning, il est possible de retrouver les données propres à son site, afin de vous faciliter leur lecture.

Il existe plusieurs profils d’utilisation dont centre-ville, ceri, iut et agroscience. Votre login est associé à un profil d’utilisation ce qui vous permet de ne récupérer que les ressources concernant votre site.

Matières / Cours / Salles :

Pour ce faire, il faut aller dans Extraire > Définir les données a afficher > Afficher uniquement les données marquées, en choisissant dans le menu de droite le profil qui vous intéresse. Une fois cette manipulation faite dans votre client Hyperplanning pour chacun des onglets, ces préférences sont conservées en vue de vos prochaines connexions.

Lorsqu’un cours / une matière sont entré(s) à la main dans le client, le profil d’utilisation de cette ressource est automatiquement mis.

Promotions :

Pour filtrer vos promotions, la méthode décrite ci-dessus n’est pas disponible. Il est donc préférable de créer le calendrier de votre site afin de lui associer des promotions et des périodes semestrielles.

Enseignants:

Afin de voir la totalité des enseignants, sélectionner le profil « enseignant » dans le menu décrit ci-dessus.

Utiliser un modèle de cours

Pour créer votre cours sur le client Hyperplanning, pensez à utiliser le modèle de cours associé à votre site afin de vérouiller votre cours.
Ces modèles de cours sont définis par défaut afin de faciliter la création des cours.

Utiliser un calendrier

Pour que chacun s’y retrouve, merci d’utiliser le calendrier créer pour votre profil.
Si vous ne voyez que vos données, vous ne verrez que votre calendrier.

Pour permettre la mise en place de la nouvelle application des emplois du temps, un certain codage doit être fait dans Hyperplanning, comme l’indiquent les points suivants :

1. Chaque promotion doit avoir un code unique de la forme « Numéro de la composante – Code du diplôme (cf appig) » et les td options doivent suivre le format « Numéro de la composante – Code du diplôme (cf appig) – groupe » :
   • Attention ! Les promotions sans code ne seront pas affichées !
2. Le libellé donné aux promotions et aux td options doit être parlant et explicite.
3. Pour qu’une promotion, qu’un td option ou qu’une salle d’Hyperplanning ne soit pas affiché dans l’application des emplois du temps, commencer son code par un « # ».
4. De la même façon, pour que le mémo d’un cours ne soit pas affiché, commencer son mémo par un « # ».
5. Pour une promotion transversale, le code de cette dernière doit être de la forme « Numéro de la composante * Code du diplôme ».
6. Pour une composante transversale, on adoptera comme numéro de composante le 14.
7. Lors de l’ajout d’un nouveau enseignant, merci de tout extraire et de vérifier que le code n’a pas été utilisé.

Pour qu’un emploi du temps s’affiche correctement dans l’ENT, il vaut veiller :

– que le cours soit bien affecté à un code matière car ce code est la donnée qui relie le cours à l’étudiant ou au diplôme dans les emplois du temps.
– que le numéro d’enseignant soit renseigné car ce code est la donnée qui relie le cours à l’enseignant dans les emplois du temps.

Il est parfois nécessaire de créer un élément hors maquette (promotion ou matière) si cette information est importante pour la gestion des emplois du temps mais n’existe pas dans les maquettes de NEIGE.

– Tournez vous vers le pôle maquette pour qu’il valide le besoin.