Conférence à distance

Catégorie parent : PARTAGE - Outils collaboratifs

Les différents services de conférence

À destination de : Administratif, Enseignant, Étudiant

Nous avons plusieurs solutions pour réaliser des conférences à distance.

Les visioconférences (web-conférences) présentées ci-dessous sont opérées par des plateformes nationales. Elles sont accessibles via la fédération d’identité Shibboleth, permettent de partager des présentations, ne nécessitent pas de réservation à l’avance, donnent accès à un lien qui peut être diffusé pour organiser un rendez-vous y compris avec des participants externes et peuvent être enregistrées.

Ces services et leurs principales caractéristiques sont :

web-conférence « BBB » (Big Blue Button)

  • Solution portée par le GIP FUN (ESR) et basée sur BBB ;
  • accessible depuis https://bbb.univ-avignon.fr ou https://classe-virtuelle.numerique-esr.fr/ ;
  • possibilité de préparer en amont sa classe virtuelle et en programmer la date et l’heure ;
  • possibilité de téléverser dans l’application les supports de présentation au format PDF afin qu’ils soient automatiquement disponibles dans la classe virtuelle dès l’ouverture de la classe BBB ;

web-conférence « VISIO »

  • Accessible depuis https://visio.numerique.gouv.fr/ ;
  • solution « visio » portée par la direction interministérielle du Numérique (DINUM), destinée aux usages de visioconférence des personnels de l’enseignement supérieur et de la recherche ;
  • peut générer une transcription complète des échanges ;
  • génération de sous-titres à la volée ;

Demander l'organisation d'une conférence à distance

À destination de : Administratif, Enseignant, Étudiant, Partenaire

Vous devez faire une demande d’assistance. Dans la demande d’intervention, veuillez préciser :

  • la date de l’intervention,
  • le lieu,
  • décrire vos besoins et le service souhaité,
  • donner les informations techniques transmises par le site distant ou fournir le n° de téléphone et/ou le mail de la personne à contacter.

Remarque importante :

  • Prévoir 2 semaines de délai entre la demande et la mise en œuvre afin de pouvoir procéder à des tests permettant de garantir le bon fonctionnement de la solution avec les sites distants

Cas des visioconférences organisées dans le cadre des Comités de sélection à AU :

  • Si vous êtes membre d’un Comité de Sélection organisé par l’Université d’Avignon, merci de prendre connaissance de ce protocole. Vous devrez aussi obligatoirement joindre ce formulaire dûment complété à votre demande d’Assistance.
  • Si vous  êtes candidat à un Comité de Sélection organisé par un autre établissement, merci de joindre ce formulaire dûment complété à votre demande d’Assistance.

Comment enregistrer une session sur BBB ?

À destination de : Administratif, Enseignant, Étudiant, Partenaire

Pour enregistrer une session sur BigBlueButton, vous devez :
   – Aller sur https://bbb.univ-avignon.fr
   – Démarrer une visioconférence
   – Lancer l’enregistrement en cliquant sur « commencer l’enregistrement » en haut
   – Arrêter l’enregistrement en cliquant sur « Arrêter l’enregistrement » en haut
   – Attention, ne pas fermer l’onglet avant d’avoir mis fin à la réunion en cliquant sur « Mettre fin à la réunion » :
À propos des enregistrements
Ne pas oublier de lancer l’enregistrement au début, et de le couper puis le relancer en cas de pause.
Ne pas oublier d’arrêter l’enregistrement puis de cliquer sur “mettre fin à la réunion” pour que l’enregistrement se fasse correctement.
Être patient avant l’obtention de l’enregistrement complet : cela prend un certain temps (parfois jusqu’à une journée) alors que le podcast (captation audio uniquement) apparaît rapidement.
Les enregistrements sont conservés sur la plateforme pendant un an. Au-delà, ils sont supprimés. Pour une conservation pérenne, téléchargez et conservez la version video.

Contrôler la prise de parole pendant une session (type BBB)

À destination de : Administratif, Enseignant, Étudiant, Partenaire

Dans une salle BBB, il est possible d’empêcher l’utilisation du micro et/ou de la caméra par les participants :
* Les modérateurs ne sont pas affectés.
* Les autres participants peuvent interagir uniquement par le chat.
 
La procédure :
* La personne ouvrant la salle à le statut « modérateur ».
* Au dessus de la liste des participants, menu « roue dentée », « Verrouiller les spectateurs ».
* Cocher pour verrouiller « Partager la webcam » et/ou « Partager le microphone ».
* Ces restrictions n’affectent pas les modérateurs: il suffit de donner le statut de modérateur aux personnes concernées.

Comment mettre en place une salle d'attente virtuelle sous BBB ?

À destination de : Administratif, Enseignant

Pour l’organisation de soutenances, d’oraux ou d’entretiens vous avez la possibilité de diffuser un lien unique à plusieurs personnes et de valider l’entrée de chacune de ces personnes dans la conférence.
Cette fonctionnalité permet de créer une salle d’attente virtuelle.
 
Pour la mettre en place, il faut :
 
  • Se connecter sur BBB.
  • Sélectionner un salon existant (ou en créer un nouveau) et activer sa propriété « Exiger l’approbation du modérateur avant de rejoindre ».
  • La personne qui a reçu le lien et qui va vouloir s’y connecter sera mise en attente et verra le message suivant s’afficher sur la page : « Please wait for a moderator to approve you joining the meeting ».
  • Le propriétaire/modérateur de la salle verra alors le nom de l’utilisateur apparaître dans le menu des « Utilisateurs en attente » et devra le sélectionner et l’autoriser explicitement pour qu’il puisse entrer dans la conférence.
  • Procéder de la même manière avec les invités suivants.

Il est conseillé que l’utilisateur invité à rejoindre une conférence ne le fasse pas trop longtemps à l’avance sous peine de voir sa demande devenir caduque et de devoir rafraîchir la page de son navigateur pour la réactualiser.

 
Vous pouvez demander une aide à la mise en place de cette fonctionnalité en ouvrant un ticket d’assistance.

Comment organiser un sondage dans une salle BBB ?

À destination de : Administratif, Enseignant

Pendant un cours ou une réunion, il peut être utile de lancer un sondage.
 
BBB offre cette possibilité et pour mettre en place un sondage,  il suffit :
 
  • Poser votre question à l’oral ou de l’écrire sur une des diapositives de votre présentation.
  • Cliquer sur l’icône « + » et choisir l’option « Débuter un sondage ».
  • Dans le panneau qui s’ouvre, choisir le type de réponses désiré ou définir un « sondage personnalisé ».
  • Les résultats vont s’afficher en continu pour le présentateur qui peut choisir de les publier pour tout le monde quand il le juge opportun.
Attention, un sondage n’offre aucune garantie de confidentialité aux personnes participantes.
 

Comment transférer un enregistrement BBB sur la plateforme V-AU ?

contenu privé

Connectez-vous pour accéder à la réponse.

Se connecter

Comment utiliser les caméras 360° dédiées à la visioconférence ?

À destination de : Administratif, Enseignant, Étudiant, Partenaire

La DOSI met à votre disposition des caméras de visioconférence capables de suivre le sujet qui parle à 360° et capables de basculer la prise de vue sur la personne en train de parler.

1. Kandao Meeting Pro

En plus d’une vision à 360° et de haut parleurs integrés, ces caméras sont dotées de micros omnidirectionnels qui permettent d’avoir une portée totale d’un rayon de 5,5m. Au-delà de cette distance de 5,5m, le bon fonctionnement de la caméra ne peut plus être garanti.
La télécommande permet de sélectionner un mode d’affichage parmi les 5 disponibles.
Une notice d’utilisation détaillée est disponible ici.

2. Meeting OWL Pro

Ces caméras également dotées d’une vision à 360° et de haut parleurs integrés ont des micros qui leur permettent d’avoir une portée totale de 3,5m de rayon.
Elles sont conseillées pour des visioconférences jusqu’à 10 participants en présentiel au maximum.

Bascule sur la plateforme BigBlueButton nationale

À destination de : Administratif, Enseignant

Le ministère de l’Enseignement supérieur et de la recherche met à disposition une plateforme de visioconférence nationale depuis fin 2023.
L’université d’Avignon bascule sur cette plateforme à partir du mercredi 24/04/2024 à 10:00.

Cette plateforme apporte des changements / nouveautés comme :

   – Nouvelle interface utilisateur et nouvelle version de BigBlueButton
   – Configuration des paramètres audio à l’entrée dans la salle
   – Possibilité d’ajouter un arrière-plan virtuel sur la webcam

Attention : les enregistrements ne seront pas repris sur la nouvelle interface et devront être récupérés depuis V-AU. Ils resteront accessibles dans l’ancienne interface ( https://bbb-archives.univ-avignon.fr ) jusqu’au 31/12/2024.

Comment créer une salle sur BBB ?

À destination de : Administratif, Enseignant

Une fois connecté sur l’interface BBB, il est possible de créer vos propres salles et de les partager si vous le souhaitez.

En cliquant sur « Nouvelle salle », vous pouvez renseigner le nom de votre salle. Pour le moment, elle n’est disponible que par vous, mais vous pourrez donner le lien pour qu’un autre utilisateur se connecte.
 
Plusieurs options vous sont proposées ensuite pour cette salle. Vous pouvez :
— Partager l’accès en tant que modérateur à cette salle via l’onglet ‘Accès’ (Qu’est-ce qu’un modérateur dans BBB ?)
– ne permettre qu’aux utilisateurs identifiés de rejoindre cette salle
– obliger le modérateur à être le premier dans la salle ou à accepter les personnes qui veulent se connecter
– mettre en silencieux les personnes rejoignant la salle (couper automatiquement leur micro) 
 

Qu'est-ce qu'un modérateur dans BBB ?

À destination de : Administratif, Enseignant, Étudiant

Un modérateur dans une session BBB dispose de droits spécifiques tels que :
    – Contrôler l’utilisation des micros et webcams des participants
    – Partager son écran ou donner le droit de partage à un participant
    – Faire défiler les diapositives et les annoter (et donner ce droit à un autre participant)
    – Diviser la session en plusieurs groupes

Comment paramétrer mon son / micro sur BBB ?

À destination de : Administratif, Enseignant, Étudiant

À l’ouverture de la session :
Au démarrage de la session, vous avez le choix entre « Parler et écouter » ou « Écoute seule ».
 
Une fois votre choix fait, le navigateur peut demander l’autorisation d’accéder au micro via un popup, vous devrez cliquer sur « Autoriser ».
 
Par la suite, vous devrait sélectionner un périphérique pour le micro et un autre pour le haut-parleur.
Vous pouvez vérifier leurs bons fonctionnements en vérifiant le retour de votre propre voix.
 
 
Lorsque la session est ouverte :
Si vous souhaitez changer de micro ou haut-parleur en cours de session :
    – Cliquer sur l’icône « flèche vers le haut » présente sur l’icône micro située en bas de l’écran
    – Choisir le périphérique voulu

Comment partager son écran sur BBB?

À destination de : Administratif, Enseignant, Étudiant

Pour partager votre écran, vous devez disposer du droit de partage d’écran, indiqué par une icône bleu positionner sur vos initiales.
 
Si vous ne disposez pas de ce droit, un modérateur devra vous le donner.
 
Cliquer sur l’icône « Partager votre écran » situé en bas de l’écran, autoriser dans le popup navigateur le partage de votre écran puis choisir la fenêtre ou l’écran à partager.

Comment paramétrer sa webcam ?

À destination de : Administratif, Enseignant, Étudiant

Pour afficher votre webcam :
   – Cliquer sur l’icône « Webcam » situé en bas de l’écran
   – Autoriser dans le popup navigateur l’utilisation de votre webcam
   – sélectionner la caméra, la qualité et l’éventuel choix d’arrière-plan virtuel
   – Cliquer sur démarrer le partage