Achats de matériels

C’est une demande de la Présidence.

Cette procédure mise en place en janvier 2014 doit permettre de s’assurer que tous les achats de matériel informatique et de télécommunication respectent les règles de l’Université (devis, bon de commande, service fait, etc.).

Tout personnel de l’Université bénéficie d’un équipement informatique standard fourni par la DOSI (cf. Poste de travail informatique pour les personnels).
Remarque : si vous êtes enseignant, un mail d’information sera envoyé à votre UFR.

Si vous êtes étudiant, un ordinateur peut vous être prêté sous certaines conditions (cf. Poste de travail informatique pour les étudiants : prêt d’un ordinateur).

L’Université adhère au marché informatique national Matinfo qui est un « Groupement d’achat de matériel informatique pour l’enseignement supérieur et la recherche ».

À ce titre, elle est tenue d’y commander tous les matériels correspondant à ses besoins.

Le marché est divisé en cinq lots :

1. Lot 1 : Postes de travail fixes, société HP
2. Lot 2 : Postes de travail portables, société HP
3. Lot 3 : Stations de travail fixes et portables, société Dell
4. Lot 4 : Serveurs et solutions d’infrastructures accessoires, société HPE (Hewlett Packard Enterprise)
5. Lot 5 : Solutions compatibles MacOS et iPadOS, Econocom

En cas de besoin, les personnes à contacter sont :

• Correspondant administratif : M Vasco Gomes

• Correspondant technique : M Erwan Kervran

Pour les matériels hors marché de type périphériques informatiques divers, tablettes, …, vous devez :

1. établir qu’il n’y a pas d’équivalent dans nos marchés (rappel : consulter le site Matinfo pour le détail) ;
2. expliquer la nécessité de cet achat hors-marché (ex : pc pilotage de machine-outil, poste d’acquisition de mesures pour projet recherche, …) ;
3. demander un devis auprès de l’un de nos fournisseurs (vous pouvez solliciter la DOSI  -> ticket d’assistance catégorie « Informatique »),

Cette demande doit suivre la procédure d’achat d’un matériel acheté hors-budget DOSI (décrite ici).

Lorsqu’on doit passer par un achat hors-marché, une bonne idée est de vérifier si on peut trouver le matériel sur l’UGAP. L’avantage de l’UGAP est qu’elle est soumise aux obligations en matière de publicité et de mise en concurrence qui dispense l’acheteur public de telles procédures quel que soit le montant de son achat.

Concerne les lots 2 et 3 du marché Matinfo :

– Lot 2 Portables bureautiques, Hp

– Lot 3 Portable de recherche (workstation) Dell

Pour faire une demande de devis, se connecter au site Dell ou Hp en créant un compte ou en actualisant votre compte.

Pour passer commande, merci de suivre la procédure « Comment acheter du matériel informatique hors budget DOSI ?« 

1. Ouvrir un ticket d’assistance pour demander les codes d’accès Econocom du marché Matinfo.
2. Se connecter / créer un compte sur le site https://sourcing.econocom.com
3. Cliquer sur votre identifiant -> « Gérer mon compte »  -> Ajouter un site dédié : renseigner le code d’accès et le mot de passe
4. Le catalogue produits est accessible en cliquant sur le menu déroulant à gauche du nom « Econocom » (trois tirets superposés).
5. Le devis s’obtient à partir du panier constitué. Cliquer sur le bouton « Demander un devis ».

Pour passer commande référez-vous au paragraphe ci-dessus : Comment acheter du matériel informatique hors budget DOSI ?

CONTACTS COMMERCIAUX

Votre contact commercial : commercial.abt@econocom.com

CONTACTS SUPPORT TECHNIQUE – SAV

Dans le cadre de MATINFO5 en métropole, vous disposez d’une garantie 5 ans formule plus par défaut.
Pour contacter le support : 0 806 079 421 Prix d’un appel local

Préalable

Procédure

1. Établir un devis auprès de l’un de nos fournisseurs (ex : Matinfo pour l’informatique) : en cas de difficulté, il est possible de solliciter l’assistance de la DOSI via une demande d’intervention (Catégorie « Systèmes d’information ») pour l’établissement de ce devis.
   Remarque : Même en cas d’assistance de la DOSI pour l’établissement du devis, il reste de votre responsabilité de vérifier qu’il est conforme à votre besoin avant de passer à l’étape suivante.

2. Établir un bon de commande en précisant bien le nom du bénéficiaire et l’une des 2 adresses de livraison suivantes (en cas d’erreur : cf. procédure DFCG pour la modification de l’adresse de livraison). Si le matériel commandé est inventoriable (ex : ordinateur, imprimante, station d’accueil, écran… Cf. « Procédure gestion des immobilisations et inventaire physique des biens (e-doc) » pour liste complète.) alors livraison au centre-ville obligatoire (la partie qui suit ne concerne pas le LIA/CERI ni les composantes qui nous en feront expressément la demande) :

     */ (pour le centre-ville) Université d’Avignon – Campus Hannah Arendt – DOSI – Bureau 2w26 – 74 rue Louis Pasteur – 84029 Avignon cedex
    
     */ (pour Agroparc) Université d’Avignon – Campus Jean-Henri Fabre – DOSI – UFR-ip Sciences, Technologies, Santé – 301 rue Baruch de Spinoza – BP 21239 – 84916 Avignon Cedex 9

3. Le devis et le bon de commande signés par l’ordonnateur sont à transmettre à la DOSI via une demande d’intervention (Catégorie « Systèmes d’information »).

4. La DOSI valide la conformité de la demande,
5. se charge de passer la commande, du suivi, de la réception, de la 1ère saisie du « PV1 Entrée d’un bien à l’inventaire », du collage de l’étiquette d’inventaire, de la mise à disposition des matériels et du bon de livraison.
6. Si la livraison ne peut se faire avant une période de fermeture (Fin d’année, Été, …) alors ajouter sur le bon de commande (en dessous de l’adresse) le commentaire : « Livraison impérative à partir du xx/xx/xxxx ».

Il semble toutefois que les titulaires ne proposent plus aux personnels des établissements de bénéficier des prix du marché pour leurs achats privés.

A priori, il n’y a pas d’imprimantes à acheter dans la mesure où la DOSI propose une flotte de copieurs multi-fonctions à proximité de chaque bureau des personnels de l’université.

Si malgré tout, la solution proposée par la DOSI ne convient pas, merci de suivre cette procédure.