Format des documents

Le format d’un document n’est pas qu’une question technique : il conditionne directement la capacité des lecteurs d’écran à le parcourir, le respect des obligations légales d’accessibilité (RGAA), et la qualité des résultats produits par les outils d’intelligence artificielle (moteurs de recherche documentaire, assistants, outils de synthèse…).

Un fichier .DOCX (Microsoft Word) ou .ODT (LibreOffice) conserve la structure logique du document — titres, listes, tableaux — que les machines savent lire et interpréter. Un fichier .PDF, lui, aplatit cette structure et peut la rendre illisible pour ces outils.

Ces trois formats répondent à des usages différents :

• .DOCX (Microsoft Word) — format natif de la suite Microsoft Office. Structure XML propriétaire, mais très largement répandu et bien reconnu par tous les outils.
• .ODT (OpenDocument Text) — format natif de LibreOffice et d’OpenOffice. Standard ouvert ISO/IEC 26300, gratuit, libre et indépendant de tout éditeur. Idéal dans une logique de souveraineté numérique.
• .PDF (Portable Document Format) — conçu pour la présentation visuelle figée. Le texte y est souvent aplati, privé de sa structure logique, rendant l’extraction du contenu difficile pour une machine.

L’accessibilité numérique est une obligation légale (RGAA, EN 301 549). Les formats .DOCX et .ODT facilitent le respect de ces exigences :

• Les titres (H1, H2, H3…) sont structurés de façon sémantique, essentiels pour la navigation des lecteurs d’écran.
• Les textes alternatifs des images sont facilement éditables et accessibles.
• Le contenu peut être reformaté, agrandi ou réadapté selon les besoins des utilisateurs en situation de handicap.
• Les tableaux et listes conservent leur structure logique, contrairement aux PDF scannés ou aplatis.

Bon à savoir : un PDF accessible est techniquement possible, mais beaucoup plus complexe à produire et à maintenir qu’un .DOCX ou .ODT bien structuré.

Les outils d’intelligence artificielle (assistants, moteurs de recherche documentaire, outils de synthèse…) fonctionnent bien mieux avec des fichiers structurés. Avec un .DOCX ou un .ODT :

• Le texte est extrait avec fidélité, sans perte liée à la mise en page.
• La hiérarchie des titres est reconnue, permettant à l’IA de comprendre le plan du document.
• Les métadonnées (auteur, date, titre) sont préservées et exploitables automatiquement.
• Pas de risque d’erreur d’OCR (reconnaissance optique de caractères), contrairement aux PDF scannés.

Résultat : une IA alimentée avec des .DOCX ou .ODT produit des réponses plus précises, plus complètes et plus fiables.

Le format .ODT va plus loin que la simple compatibilité : il incarne une philosophie d’ouverture et d’indépendance numérique.

• Standard ISO ouvert (ISO/IEC 26300) : aucune entreprise ne contrôle ce format. Il est garanti pérenne et indépendant de toute politique commerciale.
• Gratuit et open source : LibreOffice est disponible sans licence payante, réduisant les coûts et les dépendances logicielles.
• Souveraineté numérique : vos documents ne dépendent pas d’un éditeur privé (Microsoft, Google…). Un atout majeur pour les organisations publiques et sensibles.
• Compatible avec les deux suites : LibreOffice ouvre les .DOCX, et Word ouvre les .ODT. Les deux formats coexistent dans un environnement mixte.

Nuance : la conversion .ODT / .DOCX est bonne mais pas parfaite (légers écarts de mise en forme possibles). Mieux vaut s’en tenir à un format par document plutôt que d’alterner les deux.

Oui, dans des cas spécifiques, le PDF garde sa légitimité :

• Documents légaux ou contractuels dont la mise en forme doit être strictement figée (contrats signés, formulaires officiels).
• Publications destinées à l’impression avec une charte graphique précise.
• Diffusion externe à des destinataires qui n’ont pas besoin de modifier le document.

Recommandation : conservez toujours le fichier source .DOCX ou .ODT, même si vous diffusez un PDF. Cela garantit l’accessibilité, la réutilisation et la traçabilité du document.

1. Créez et partagez vos documents de travail en .DOCX ou .ODT selon votre suite bureautique (rapports, notes, procédures, comptes-rendus…).
2. Structurez vos documents avec des styles de titre (Titre 1, Titre 2…) plutôt qu’un simple texte mis en gras.
3. Conservez le fichier source éditable si vous devez également fournir un PDF.
4. Choisissez votre format et tenez-vous-y : .DOCX si vous êtes sur Microsoft Office, .ODT si vous êtes sur LibreOffice. Évitez les allers-retours entre les deux.
5. En cas de doute, rapprochez-vous de votre référent(e) numérique ou de la DOSI.