Messagerie instantanée – Tchap

Depuis 2025, l’université propose le service Tchap à l’ensemble de ses membres.

Tchap est une messagerie instantanée spécialement conçue pour les agents du secteur public. Cet outil sécurisé, souverain est opéré par l’État (DINUM) et garantit la confidentialité totale des échanges professionnels.

Tchap est hébergé dans le cloud du ministère de l’Intérieur, offrant ainsi une sécurité optimale, et garantissant une gestion qui répond aux normes européennes en vigueur (RGPD).

Lorsque vous vous connectez à Tchap, vous vous authentifiez grâce à ProConnect auprès duquel l’université est enregistrée.

Plus d’info ici : https://aide.tchap.numerique.gouv.fr/fr/article/pourquoi-tchap-190l4z9/

Attention : nous vous conseillons très fortement de ne pas vous déconnecter une fois la connexion faite !

Aller sur http://www.tchap.gouv.fr/, choisir « Se connecter » et renseigner votre adresse mail.

Choisir ensuite « S’identifier avec ProConnect » puis « Fédération Renater ».

On arrive sur l’authentification habituelle de la Fédération (choisir l’établissement et cocher « Se souvenir … » pour ne plus faire ce choix, utile si vous appartenez à un seul établissement).

On est redirigé sur le CAS de l’université, il faut saisir ses identifiants habituels et on arrive dans Tchap.

Il faut maintenant autoriser Tchap à stocker des données dans le navigateur web.

Puis confirmer la configuration du chiffrement, nécessaire pour la sauvegarde automatique des messages.

Et enfin, accepter les notifications, c’est pratique pour une messagerie instantanée.

Nous vous proposons de créer un espace dédié aux discussions accessibles par les membres de votre structure (labo ou service).

Nous vous incitons à nommer cet espace avignon-univ-<nom de votre structure>. Cela permet de distinguer facilement l’espace de votre établissement des autres.

Par exemple, à la DOSI, nous avons créé l’espace avignon-univ-dosi et toutes les personnes du service ont été invitées.

Marche à suivre :

• Une personne du labo/service se connecte à Tchap
  • Elle crée l’espace commun : choisir son nom (univ-avignon-xxx),
  • Cet espace est pour tous les membres du labo/service, il faut se coordonner pour n’en avoir qu’un : les autres membres n’ont pas besoin de le créer
• Au fur et à mesure que les autres membres du labo/service se connectent
  • La personne qui a créé l’espace ajoute des administrateurs supplémentaires afin d’éviter de perdre la gestion par les membres du labo/service en cas de départ de cette personne
  • Les administrateurs de l’espace ajoutent les autres membres qui ne sont visibles qu’à partir de leur 1ère connexion
• Désormais, toutes les discussions créées dans l’espace sont visibles (et joignables) par les membres.

→ Créer un espace pour son labo ou son service

Pour une meilleure utilisation dans notre environnement de travail, voici quelques notions utiles.

Les espaces

Les espaces permettent de regrouper un ensemble de discussions qui seront visibles par tous les membres de cet espace.

Ainsi, lorsqu’on crée plusieurs discussions dans cet espace, cela évite de devoir inviter des personnes pour chaque discussion : toutes les personnes de l’espace verront les discussions et pourront choisir de les rejoindre.

Les salons

Les salons sont des conversations privées, c’est-à-dire qu’elles ne sont visibles que par leurs membres.

C’est ce qu’il faut créer au sein d’un espace pour que les membres puissent s’y joindre sans pour autant exposer la conversation à l’ensemble de Tchap.

Les conversations

Il s’agit de messages directs à plusieurs personnes. Si on souhaite avoir des échanges avec une ou plusieurs personnes, on crée une conversation en ajoutant les personnes de notre choix.

Les conversations existent et sont gérées indépendamment des espaces. Les autres personnes des espaces auxquels vous appartenez ne voient pas ces conversations à moins que vous ne les invitiez explicitement.

Les forums

Ce sont des conversations publiques, c’est-à-dire visibles par l’ensemble des usagers sur Tchap (par exemple des personnes d’autres administrations).

Inviter une personne externe

Il est possible d’inviter une personne même si elle n’est pas agent public et/ou dont son établissement n’a pas accès à Tchap.

La personne externe est invitée à utiliser Tchap via son adresse e-mail. Elles ne peuvent rejoindre que des forums public ou ouverts aux externes (accès au salon par lien).

Plus de détails ici : https://aide.tchap.beta.gouv.fr/fr/article/comment-inviter-un-externe-sur-tchap-web-1umcgx2/

https://aide.tchap.numerique.gouv.fr/fr/article/comment-creer-un-espace-sur-tchap-web-1wmlenx/

Nous recommandons de nommer les espaces avignon-univ-<nom de votre structure>. Cela permet de distinguer facilement l’espace de votre établissement des autres.

Choisir ensuite « Moi et mon équipe » pour inviter d’autres personnes.
On peut ensuite créer un ou plusieurs salons dans cet espace, et inviter une ou plusieurs personnes dans cet espace.

Attention : vous ne pouvez inviter que des personnes qui se sont déjà connectées à Tchap.

Il est plus sûr d’avoir plusieurs personnes en capacité de gérer l’espace. Nous vous conseillons de donner les privilèges d’administrateur à plusieurs membres de l’espace.

Pour toute question, se référer à la doc très bien faite fournie par Tchap : https://aide.tchap.beta.gouv.fr/fr/category/general-wfrnjo/

À la 1ère connexion sur Tchap, vous devriez avoir « Confirmer la configuration du chiffrement ».
En cas d’oubli, vous pouvez activer la sauvegarde automatique des messages.

La sauvegarde permet de consulter l’historique de vos messages sur tous vos nouveaux appareils.

Le Code de Récupération est unique et indispensable pour récupérer votre historique de messages ou vérifier un nouvel appareil en cas de nouvelle connexion.

Si vous avez perdu votre Code de Récupération, pensez à le changer et à le conserver dans un endroit sûr, comme votre coffre-fort/gestionnaire de mot de passe (ou le cloud à défaut).
Important : si vous changez le code depuis un appareil sur lequel l’historique est déjà accessible, cela n’entraîne aucune perte de messages.

Activer la sauvegarde et obtenir le code de récupération : https://aide.tchap.numerique.gouv.fr/fr/article/comment-activer-la-sauvegarde-automatique-des-messages-3gaarx/
Changer le Code de récupération : https://aide.tchap.numerique.gouv.fr/fr/article/jai-perdu-mon-code-de-recuperation-comment-en-generer-un-nouveau-4q7ix8/

Les comptes Tchap sont associés à votre adresse de courrier électronique professionnelle et celle-ci doit être validée tous les 13 mois.

Onze mois après votre première connexion (ou votre précédente validation), vous recevrez un courrier électronique comme celui-ci :

Il s’agit d’un courrier légitime, vous invitant à valider par un lien unique la bonne réception de ce message et donc le bon fonctionnement de votre adresse.

Pour vérifier la légitimité de ce message, assurez-vous :

• Que l’expéditeur est du domaine @tchap.gouv.fr
• Que le lien cliquable commence par https://matrix.agent.education.tchap.gouv.fr
• Que le lien cliquable ne vous demande pas de vous authentifier. Il doit afficher directement la mention « Votre compte Tchap a bien été renouvelé. »

Toutes les informations sur cette procédure de renouvellement se trouvent dans la documentation de Tchap.