Utilisation du catalogue de Services

Dans le catalogue de services, une contribution de qualité repose avant tout sur une réponse rédigée directement dans le champ prévu à cet effet, et non sur la mise à disposition d’un fichier à télécharger.

Un utilisateur qui consulte le catalogue doit pouvoir obtenir l’information immédiatement, sans avoir à ouvrir un document externe. À ce titre, les contributeurs sont invités à rédiger leur réponse de manière claire et complète.

Le recours à un fichier joint (.DOCX, .ODT, .PDF ou autre) doit rester exceptionnel, et limité aux cas où une pièce complémentaire est strictement nécessaire (formulaire, modèle de document, procédure illustrée…). Dans ce cas, le fichier ne se substitue pas à la réponse rédigée : il la complète.

Pour en savoir plus, consultez les bonnes pratiques des documents : Bonnes pratiques des formats des documents

Si votre question n’apparait pas dans la catégorie sélectionnée, il se peut que votre catégorie contienne une sous catégorie.

En effet, si une catégorie contient une / des sous-catégorie(s), alors la question doit être attaché à la sous catégorie.

En résumé, une catégorie parente ne peut afficher que des catégories enfants, mais pas les questions.

Vous avez la possibilité de visualiser les droits associées à vos fichiers.

Pour cela, dans l’administration, cliquer sur « Médias ».

Sélectionnez la vue en liste (1), afin de voir les fichiers avec leurs propriétés.

Deux colonnes « Privé » et « Autoriser étudiant » vous permettent de voir si le fichier est privé (avec un cadenas) et s’il est autorisé pour les étudiants en visualisation (avec une coche verte)

Si aucune des icônes apparait, c’est que le fichier est public, accessible par tout le monde sans besoin d’être connecté.

De plus, vous pouvez afficher certains types de documents dans les options de filtres en haut.

Un menu déroulant « Toutes les visibilités » est accessible dans la barre de filtres, avec 4 options :

• 🌐 Public uniquement — tous les fichiers publics
• 🔒 Privé uniquement — tous les fichiers privés, peu importe l’option étudiant
• ✅ Privé + autorisé étudiant — les privés accessibles aux étudiants
• 🔒 Privé sans étudiant — les privés réservés aux employés/enseignants uniquement

Cliquer sur « Filtrer » pour appliquer le filtre.

Il est possible de modifier le droit d’accès de plusieurs fichiers en une seule action.

Pour cela :

Vous pouvez soit cliquer sur la case à cocher en haut qui sélectionnera tous les fichiers, soit cliquer sur la case à cocher de chaque fichier dont vous voulez changer le droit.

Dans la liste « Actions groupées » vous pouvez sélectionner :

• Mettre en privé (pour enseignant et administratifs connectés)
• Mettre en privé + autorisé étudiant
• Mettre en public (pour rendre accessible à tout le monde sans connexion)

Cliquer sur « Appliquer » pour appliquer le changement.

Un message vous préviendra de la mise à jour de vos fichiers.