Messagerie instantanée – Tchap

Depuis 2025, l’université propose le service Tchap à l’ensemble de ses membres.

Tchap est une messagerie instantanée spécialement conçue pour les agents du secteur public. Cet outil sécurisé, souverain est opéré par l’État (DINUM) et garantit la confidentialité totale des échanges professionnels.

Tchap est hébergé dans le cloud du ministère de l’Intérieur, offrant ainsi une sécurité optimale, et garantissant une gestion qui répond aux normes européennes en vigueur (RGPD).

Lorsque vous vous connectez à Tchap, vous vous authentifiez grâce à ProConnect auprès duquel l’université est enregistrée.

Plus d’info ici : https://aide.tchap.numerique.gouv.fr/fr/article/pourquoi-tchap-190l4z9/

En cours de rédaction

Attention : nous vous conseillons très fortement de ne pas vous déconnecter !

Pour une meilleure utilisation dans notre environnement de travail, voici quelques notions utiles.

Les espaces

Les espaces permettent de regrouper un ensemble de discussions qui seront visibles par tous les membres de cet espace.

Ainsi, lorsqu’on crée plusieurs discussions dans cet espace, cela évite de devoir inviter des personnes pour chaque discussion : toutes les personnes de l’espace verront les discussions et pourront choisir de les rejoindre.

Les salons

Les salons sont des conversations privées, c’est-à-dire qu’elles ne sont visibles que par leurs membres.

C’est ce qu’il faut créer au sein d’un espace pour que les membres puissent s’y joindre sans pour autant exposer la conversation à l’ensemble de Tchap.

Les conversations

Il s’agit de messages directs à plusieurs personnes. Si on souhaite avoir des échanges avec une ou plusieurs personnes, on crée une conversation en ajoutant les personnes de notre choix.

Les conversations existent et sont gérées indépendamment des espaces. Les autres personnes des espaces auxquels vous appartenez ne voient pas ces conversations à moins que vous ne les invitiez explicitement.

Les forums

Ce sont des conversations publiques, c’est-à-dire visibles par l’ensemble des usagers sur Tchap (par exemple des personnes d’autres administrations).

Inviter une personne externe

Il est possible d’inviter une personne même si elle n’est pas agent public et/ou dont son établissement n’a pas accès à Tchap.

La personne externe est invitée à utiliser Tchap via son adresse e-mail. Elles ne peuvent rejoindre que des forums public ou ouverts aux externes (accès au salon par lien).

Plus de détails ici : https://aide.tchap.beta.gouv.fr/fr/article/comment-inviter-un-externe-sur-tchap-web-1umcgx2/

Nous vous proposons de créer un espace dédié aux discussions accessibles par les membres de votre structure (labo ou service).

Nous vous incitons à nommer cet espace avignon-univ-<nom de votre structure>. Cela permet de distinguer facilement l’espace de votre établissement des autres.

Par exemple, à la DOSI, nous avons créé l’espace avignon-univ-dosi et toutes les personnes du service ont été invitées.

Marche à suivre :

• Une personne du labo/service se connecte à Tchap
  • Elle crée l’espace commun : choisir son nom (univ-avignon-xxx),
  • Cet espace est pour tous les membres du labo/service, il faut se coordonner pour n’en avoir qu’un : les autres membres n’ont pas besoin de le créer
• Au fur et à mesure que les autres membres du labo/service se connectent
  • La personne qui a créé l’espace ajoute des administrateurs supplémentaires afin d’éviter de perdre la gestion par les membres du labo/service en cas de départ de cette personne
  • Les administrateurs de l’espace ajoutent les autres membres qui ne sont visibles qu’à partir de leur 1ère connexion
• Désormais, toutes les discussions créées dans l’espace sont visibles (et joignables) par les membres.

Pour toute question, se référer à la doc très bien faite fournie par Tchap : https://aide.tchap.beta.gouv.fr/fr/category/general-wfrnjo/