Conférence à distance

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Les différents services de conférence

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Nous avons plusieurs solutions pour réaliser des conférences à distance.
Les conférences à distance peuvent se tenir en audio, en visio et permettent de partager des présentations.

Les différents services sont :

* RENavisio

Les conférences sont assurées avec du matériel spécifiques visioconférence. Il y a des installations fixes dans des salles dédiées et des installations mobiles. Ces conférences sont aussi possibles grâce à un ordinateur portable préalablement configuré.
Il faut donc réserver à l’avance.
C’est en principe de meilleure qualité et cette configuration est plus adaptée lorsque plusieurs personnes sont physiquement ensemble.
Il est possible de partager l’affichage des documents (powerpoint, pdf, autre….).
 
* web-conférence BBB (Big Blue Button)
Ce service est hébergé et opéré par l’ESR.
Pas besoin de réserver en avance. Possible de diffuser un lien pour organiser un rendez-vous.
  

* web-conférence (Jitsi) : Rendez-vous

C’est un service web opéré par RENATER. Pas besoin de réserver en avance. Possible de diffuser un lien pour organiser un rendez-vous.
Les prérequis :
  ** un navigateur web (Chromium ou dérivé tel que Google Chrome, Firefox en dernière version indispensable) avec une caméra, un micro et casque (enceintes déconseillées à cause des problèmes de retour de son). Cela nécessite une petite prise en main de l’interface web (simple) et quelques réglages du matériel. Ensuite c’est très facile à utiliser et vous êtes en autonomie complète pour l’organisation.
  ** alternative au point précédent : une application sur smartphone (Android ou iPhone) avec casque et micro, la partie réglage est grandement simplifiée et les fonctionnalités sont quasi identiques. Idem : très facile à utiliser et autonomie.

* Conférence téléphonique, audioconférence

Lorsque l’audio est suffisant, la DOSI fourni un poste téléphonique adapté pour capter les voix de plusieurs personnes réunies dans une salle. Les autres correspondant ont eux aussi besoin d’un simple téléphone.
Pas de partage de document possible.

Demander l'organisation d'une conférence à distance

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Vous devez faire une demande d’assistance. Dans la demande d’intervention, veuillez préciser :

  • la date de l’intervention,
  • le lieu,
  • décrire vos besoins et le service souhaité,
  • donner les informations techniques transmises par le site distant ou fournir le n° de téléphone et/ou le mail de la personne à contacter.

Remarque importante :

  • Prévoir 2 semaines de délai entre la demande et la mise en œuvre afin de pouvoir procéder à des tests permettant de garantir le bon fonctionnement de la solution avec les sites distants

Cas des visioconférences organisées dans le cadre des Comités de sélection à AU :

  • Si vous êtes membre d’un Comité de Sélection organisé par l’Université d’Avignon, merci de prendre connaissance de ce protocole. Vous devrez aussi obligatoirement joindre ce formulaire dûment complété à votre demande d’Assistance.
  • Si vous  êtes candidat à un Comité de Sélection organisé par un autre établissement, merci de joindre ce formulaire dûment complété à votre demande d’Assistance.

Organiser une conférence de type RENavisio

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Quatre salles de visioconférence sont à votre disposition (cf. ci-dessous leurs noms respectifs et un lien vers la documentation correspondante des systèmes qui y sont installés).

Sur le campus Hannah Arendt :

Sur le campus Jean-Henri Fabre :

L’université dispose également de deux systèmes mobiles sur Hannah Arendt (cf. notice Polycom Real Presence 500 et notice Aver SVC 100) et d’un sur Jean-Henri Fabre (cf. notice Aver SVC 100).

Salle du centre ville

 

Ces systèmes permettent :

  • de faire une visioconférence en point à point (jusqu’à points distants pour le système de la salle des thèses) et en haute définition,
  • le partage d’écran d’ordinateur (présentation, PDF , etc.).

Mise en place d’une visioconférence :

Pour une demande d’utilisation d’un de ces systèmes vous devez tout d’abord faire une demande d’intervention. Vous noterez que la mise en place d’une visioconférence nécessite :

  • d’avoir les coordonnées d’un contact technique sur le⋅s site⋅s distant⋅s,
  • d’organiser des tests préalables pour vérifier la compatibilité des matériels.

Participer à/organiser une web-conférence Rendez-Vous (type Jitsi)

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Le service de web-conférence RENdez-vous par RENATER est utilisable sur votre poste de travail avec un navigateur web. Il est fortement recommandé d’utiliser Chromium ou ses dérivés (par exemple Google Chrome ou Opera) et d’éviter Firefox. Il est aussi possible d’utiliser cette solution avec un smartphone (voir question suivante).
 
Seules les personnes ayant une identité numérique peuvent créer une conférence. N’importe quelle personne sur Internet peut participer à une conférence existante.

Pour être dans les meilleures conditions, nous vous conseillons d’utiliser :
 – un casque et un micro (le « kit oreillettes » de votre téléphone suffit),

 – être équipé d’une webcam est également un plus.
 

Consulter la documentation utilisateur pour connaître toutes les possibilités d’utilisation.

Exemple de réglages par l’hôte de la conférence : protection de l’accès par mot de passe, micro/caméra coupé par défaut, mettre tout le monde muet.

Pour rejoindre une conférence à laquelle vous avez été invité⋅e : copier/coller dans la barre d’adresse de votre navigateur le lien qui vous a été communiqué.

Pour créer une conférence RENdez-vous

Se rendre sur https://rendez-vous.renater.fr
S’authentifier,
Saisir le nom désiré de la conférence (si une conférence de ce nom existe déjà, vous la rejoindrez). Utiliser un nom long et/ou aléatoire pour le rendre non devinable,
Communiquer le lien de votre conférence aux personnes à inviter.

 
====
 
Vous pouvez faire une demande d’assistance pour obtenir une aide à sa mise en œuvre.

 

Si le pare-feu de votre ordinateur, réseau ou entreprise nécessite une autorisation explicite pour accéder au service de conférence, les ports à autoriser sont :

– 80, 443 en TCP
– la plage 10000 à 20000 en UDP

Participer à/organiser une visioconférence Rendez-Vous (type Jitsi) depuis votre smartphone

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Le service de web-conférence RENdez-vous par RENATER repose sur l’outil Jitsi Meet (cf. Page Wikipedia).

Pour utiliser cette solution sur téléphone, il suffit d’installer l’application « Jitsi Meet » disponible dans les magasins d’applications « Playstore » ou « AppStore ».

Une fois installée, vous devez entrer dans la page des préférences du logiciel pour :

    1. Spécifier un pseudo
    2. Votre adresse mail de l’université
    3. Entrer l’adresse du serveur à utiliser : https://rdv.rendez-vous.renater.fr/
                                                             ou https://rdv1.rendez-vous.renater.fr/
                                                             ou https://rdv2.rendez-vous.renater.fr/
                                                             ou https://rdv3.…

Les bonnes pratiques des web-conférences Rendez-Vous (type Jitsi)

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Quand vous participez à une web-conférence Rendez-Vous, en fonction de votre statut (organisateur ou participant), il y a un certain nombre de points à vérifier.
 
Quand vous êtes l’organisateur, penser à :
  • Donner un nom long à votre conférence pour le rendre moins prédictible (vous devrez vous authentifier pour que la création soit effective),
  • Donner un code d’accès à votre conférence. Vous devrez alors le communiquer (tout comme le lien d’accès à la conférence) aux participants,
  • Rappeler aux participants de laisser leur micro désactivé. Pour l’activer, quand ils prennent la parole, il leur suffit d’appuyer sur la barre « Espace » de leur clavier (la relâcher coupera à nouveau leur micro – fonction « Appuyer et parler ») ou d’utiliser la touche M comme un interrupteur,
  • Rappeler l’existence de la fonction de messagerie instantanée disponible dans l’application.
Que vous soyez l’organisateur ou simple participant, penser à :
  • Utilisez un navigateur web tel que Chromium et ses dérivés plutôt que Firefox,
  • Mettre à jour votre identité de sorte que les autres participants vous identifient (menu Plus d’actions -> Votre nom),
  • En fonction de la qualité de votre connexion Internet, pensez à adapter la qualité vidéo de votre appel (Plus d’actions -> Ajuster la qualité vidéo) voire même à couper votre caméra si la qualité de la transmission est trop dégradée,
  • Utiliser la fonction de partage d’écran si vous avez besoin de partager un document avec l’ensemble des participants,
  • Laisser votre micro coupé et à appuyer sur la barre « Espace » de votre clavier pour l’activer quand vous devez prendre la parole (Relâche la barre « Espace » le coupera automatiquement).

Organiser une audioconférence

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Pour mettre en œuvre une audioconférence, vous avez le choix entre 2 services.

1. Le service « Renavisio » de RENATER

pour des conférences jusqu’à vingt personnes (cf. https://renavisio.renater.fr/user_guide).

Pour cela vous devez :

  • vous rendre sur la page web du service (cf. https://renavisio.renater.fr/ ),
  • vous identifier à l’aide de vos identifiants de l’Université,
  • demander à créer une nouvelle conférence et dans son formulaire de création, définir « audio » comme type de conférence.
2. Le « téléphone » ci-dessous

Ce système est adapté à :

  • jusque 7/8 participants dans une même salle ;
  • fonctionne sur une ligne téléphonique analogique standard.

Ces téléphones sont à votre disposition dans la salle de visioconférence « 0E34 » pour le campus Hannah Arendt et dans la salle de réunion du LIA pour le campus Jean-Henri Fabre.

Pour une aide à la mise en œuvre de l’une ou l’autre des ces solutions, vous devez faire une demande d’intervention.

Comment enregistrer une session sur BBB ?

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Pour enregistrer une session sur BigBlueButton, vous devez :
   – Aller sur https://bbb.univ-avignon.fr
   – Démarrer une visioconférence
   – Lancer l’enregistrement en cliquant sur « commencer l’enregistrement » en haut
   – Arrêter l’enregistrement en cliquant sur « Arrêter l’enregistrement » en haut
   – Attention, ne pas fermer l’onglet avant d’avoir mis fin à la réunion en cliquant sur « Mettre fin à la réunion » :
 
 
À propos des enregistrements
 
Ne pas oublier de lancer l’enregistrement au début, et de le couper puis le relancer en cas de pause.
 
Ne pas oublier d’arrêter l’enregistrement puis de cliquer sur “mettre fin à la réunion” pour que l’enregistrement se fasse correctement.
 
Être patient avant l’obtention de l’enregistrement complet : cela prend un certain temps (parfois jusqu’à une journée) alors que le podcast (captation audio uniquement) apparaît rapidement. Les enregistrements ne sont traités que la nuit pour laisser la ressource disponible pour les cours en journée. Ils ne sont donc disponibles que le lendemain, voire le surlendemain.
 
Ne pas faire d’enregistrement la nuit, car c’est le moment où sont faites les sauvegardes sur les serveurs. Sinon c’est prendre le risque d’être interrompu.
 
 

Contrôler la prise de parole pendant une session (type BBB)

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Dans une salle BBB, il est possible d’empêcher l’utilisation du micro et/ou de la caméra par les participants :
* Les modérateurs ne sont pas affectés.
* Les autres participants peuvent interagir uniquement par le chat.
 
La procédure :
* La personne ouvrant la salle à le statut « modérateur ».
* Au dessus de la liste des participants, menu « roue dentée », « Verrouiller les spectateurs ».
* Cocher pour verrouiller « Partager la webcam » et/ou « Partager le microphone ».
* Ces restrictions n’affectent pas les modérateurs: il suffit de donner le statut de modérateur aux personnes concernées.

Comment mettre en place une salle d'attente virtuelle sous BBB ?

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Pour l’organisation de soutenances, d’oraux ou d’entretiens vous avez la possibilité de diffuser un lien unique à plusieurs personnes et de valider l’entrée de chacune de ces personnes dans la conférence.
Cette fonctionnalité permet de créer une salle d’attente virtuelle.
 
Pour la mettre en place, il faut :
 
  • Se connecter sur BBB.
  • Sélectionner un salon existant (ou en créer un nouveau) et activer sa propriété « Exiger l’approbation du modérateur avant de rejoindre ».
  • La personne qui a reçu le lien et qui va vouloir s’y connecter sera mise en attente et verra le message suivant s’afficher sur la page : « Please wait for a moderator to approve you joining the meeting ».
  • Le propriétaire/modérateur de la salle verra alors le nom de l’utilisateur apparaître dans le menu des « Utilisateurs en attente » et devra le sélectionner et l’autoriser explicitement pour qu’il puisse entrer dans la conférence.
  • Procéder de la même manière avec les invités suivants.

Il est conseillé que l’utilisateur invité à rejoindre une conférence ne le fasse pas trop longtemps à l’avance sous peine de voir sa demande devenir caduque et de devoir rafraîchir la page de son navigateur pour la réactualiser.

 
Vous pouvez demander une aide à la mise en place de cette fonctionnalité en ouvrant un ticket d’assistance.

Comment organiser un sondage dans une salle BBB ?

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Pendant un cours ou une réunion, il peut être utile de lancer un sondage.
 
BBB offre cette possibilité et pour mettre en place un sondage,  il suffit :
 
  • Poser votre question à l’oral ou de l’écrire sur une des diapositives de votre présentation.
  • Cliquer sur l’icône « + » et choisir l’option « Débuter un sondage ».
  • Dans le panneau qui s’ouvre, choisir le type de réponses désiré ou définir un « sondage personnalisé ».
  • Les résultats vont s’afficher en continu pour le présentateur qui peut choisir de les publier pour tout le monde quand il le juge opportun.
Attention, un sondage n’offre aucune garantie de confidentialité aux personnes participantes.
 

Comment utiliser les caméras 360° dédiées à la visioconférence ?

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La DOSI met à votre disposition des caméras de visioconférence capables de suivre le sujet qui parle à 360° et capables de basculer la prise de vue sur la personne en train de parler.
 
Les caméras que nous prêtons sont de 2 types : Kandao Meeting Pro et Meeting OWL Pro.
 

1. Kandao Meeting Pro

 
En plus d’une vision à 360° et de haut parleurs integrés, ces caméras sont dotées de micros omnidirectionnels qui permettent d’avoir une portée totale d’un rayon de 5,5m. Au-delà de cette distance de 5,5m, le bon fonctionnement de la caméra ne peut plus être garanti.
 
La télécommande permet de sélectionner un mode d’affichage parmi les 5 disponibles.
 
Une notice d’utilisation détaillée est disponible ici.
 
2. Meeting OWL Pro
 
Ces caméras également dotées d’une vision à 360° et de haut parleurs integrés ont des micros qui leur permettent d’avoir une portée totale de 3,5m de rayon.
 
Elles sont conseillées pour des visioconférences jusqu’à 10 participants en présentiel au maximum.

Bascule sur la plateforme BigBlueButton nationale

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Le ministère de l’Enseignement supérieur et de la recherche met à disposition une plateforme de visioconférence nationale depuis fin 2023.
L’université d’Avignon bascule sur cette plateforme à partir du mercredi 24/04/2024 à 10:00.

 

Cette plateforme apporte des changements / nouveautés comme :
   – Nouvelle interface utilisateur et nouvelle version de BigBlueButton
   – Configuration des paramètres audio à l’entrée dans la salle
   – Possibilité d’ajouter un arrière-plan virtuel sur la webcam
 
Attention : les enregistrements ne seront pas repris sur la nouvelle interface et devront être récupérés depuis V-AU. Ils resteront accessibles dans l’ancienne interface ( https://bbb-archives.univ-avignon.fr ) jusqu’au 31/12/2024.
 
 

Comment créer une salle sur BBB ?

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Une fois connecté sur l’interface BBB, il est possible de créer vos propres salles et de les partager si vous le souhaitez.

En cliquant sur « Nouvelle salle », vous pouvez renseigner le nom de votre salle. Pour le moment, elle n’est disponible que par vous, mais vous pourrez donner le lien pour qu’un autre utilisateur se connecte.
 
Plusieurs options vous sont proposées ensuite pour cette salle. Vous pouvez :
— Partager l’accès en tant que modérateur à cette salle via l’onglet ‘Accès’ (Qu’est-ce qu’un modérateur dans BBB ?)
– ne permettre qu’aux utilisateurs identifiés de rejoindre cette salle
– obliger le modérateur à être le premier dans la salle ou à accepter les personnes qui veulent se connecter
– mettre en silencieux les personnes rejoignant la salle (couper automatiquement leur micro) 
 

Qu'est-ce qu'un modérateur dans BBB ?

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Un modérateur dans une session BBB dispose de droits spécifiques tels que :
    – Contrôler l’utilisation des micros et webcams des participants
    – Partager son écran ou donner le droit de partage à un participant
    – Faire défiler les diapositives et les annoter (et donner ce droit à un autre participant)
    – Diviser la session en plusieurs groupes

Comment paramétrer mon son / micro sur BBB ?

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À l’ouverture de la session :
Au démarrage de la session, vous avez le choix entre « Parler et écouter » ou « Écoute seule ».
 
Une fois votre choix fait, le navigateur peut demander l’autorisation d’accéder au micro via un popup, vous devrez cliquer sur « Autoriser ».
 
Par la suite, vous devrait sélectionner un périphérique pour le micro et un autre pour le haut-parleur.
Vous pouvez vérifier leurs bons fonctionnements en vérifiant le retour de votre propre voix.
 
 
Lorsque la session est ouverte :
Si vous souhaitez changer de micro ou haut-parleur en cours de session :
    – Cliquer sur l’icône « flèche vers le haut » présente sur l’icône micro située en bas de l’écran
    – Choisir le périphérique voulu

Comment partager son écran sur BBB?

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Pour partager votre écran, vous devez disposer du droit de partage d’écran, indiqué par une icône bleu positionner sur vos initiales.
 
Si vous ne disposez pas de ce droit, un modérateur devra vous le donner.
 
Cliquer sur l’icône « Partager votre écran » situé en bas de l’écran, autoriser dans le popup navigateur le partage de votre écran puis choisir la fenêtre ou l’écran à partager.

Comment paramétrer sa webcam ?

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Pour afficher votre webcam :
   – Cliquer sur l’icône « Webcam » situé en bas de l’écran
   – Autoriser dans le popup navigateur l’utilisation de votre webcam
   – sélectionner la caméra, la qualité et l’éventuel choix d’arrière-plan virtuel
   – Cliquer sur démarrer le partage