Téléphone fixe

Catégorie parent : Téléphone et annuaire

Quelle est la politique en matière de téléphonie fixe ?

A destination de : Administratif, Enseignant

Dans le cadre de la sensibilisation et de la mise en œuvre des bonnes pratiques d’un Numérique plus Responsable (NR), nous proposons l’adoption généralisée d’une solution logicielle en remplacement du téléphone fixe.
 
Cette solution est proposée par défaut.

Les personnels de l’université qui le souhaitent peuvent également demander la suppression de leur téléphone fixe pour utiliser exclusivement la solution logicielle. Nous invitons à faire une demande d’assistance via la section dédiée au « Système d’information » dans l’ENT.

 
Les indicateurs de suivi de cette action sont là.

Comment disposer d'un téléphone avec affichage et fonctions évoluées ?

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Avant de faire votre demande d’installation, vous noterez que la mise en place d’un téléphone numérique est facturée 100 € et nécessite une validation financière (Demande d’achat tamponnée signée par le responsable https://e-doc.univ-avignon.fr/affaires-financieres/affaires-financieres/espace-utilisateurs-et-procedures-2/depenses/).

Si cette dépense est validée, vous devez faire une demande d’intervention, catégorie Téléphone / Annuaire.

Avant faire une demande de téléphone, nous vous invitons à lire Quelle est la politique en matière de téléphonie fixe ?

 

 

Comment demander une intervention pour le téléphone et l'annuaire ?

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Vous devez utiliser les demande de service catégorie Téléphone / Annuaire.

 

Si votre demande concerne une modification de l’annuaire, pensez à préciser :

– La nature de la demande (nouvel arrivant, déménagement, remplacement, etc.),

– Votre fonction,

– Le site et le numéro de votre bureau.

 

Si votre demande concerne la mise en place d’un téléphone et / ou d’une ligne téléphonique, c’est votre responsable de service / laboratoire qui doit faire la demande.

Comment utiliser les fonctions d'un poste analogique ?

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Les postes de marque/modèle suivants sont des postes analogiques : Depaepe, Premium, Boreal, Eloka.

Pour un numéro externe, il faut toujours ajouter le 0 « pour sortir » puis composer le numéro à 10 chiffres (la tonalité disparaît en composant le 0, ceci est normal)

Rappel automatique (si l’appelant est occupé) : *40

Interception : *8 numéro du poste qui sonne
Interception (si le poste fait partie d’un groupe d’interception) : *8
Les groupes d’interception permettent d’intercepter rapidement un poste qui sonne (par exemple entre postes d’un même bureau). Pour demander la création d’un groupe, faire une demande d’intervention.

Transfert : R puis numéro du poste puis raccrocher

Renvoi immédiat : *21 numéro du poste
Annulation renvoi : *21

Mode « Ne pas déranger » : *25
Ce mode renvoi tout appel vers la messagerie vocale

Consulter sa messagerie vocale : *98

Connaître l’état des fonctions activées sur votre ligne : *10

Comment utiliser les fonctions d'un poste évolué SNOM ?

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Les postes SNOM D715 et D720 sont des postes SIP qui utilisent le réseau informatique.

 
Ce sont des postes évolués avec un écran et des touches de raccourcis programmables.
 
Les touches de contextes sont situées en dessous de l’écran. La fonction respective de chaque touche est indiquée en bas de l’écran, en face de la touche, et change en fonction du contexte.
 
Les codes de fonction des postes analogiques sont utilisables sur les postes SIP.
 
 
 

Comment utiliser la messagerie vocale ?

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La fonction de messagerie vocale vous permet de laisser une annonce d’accueil à vos correspondants lorsque vous n’êtes pas en mesure de répondre aux appels, par exemple lorsque vous êtes à l’extérieur, en réunion, etc. Ces derniers ont alors la possibilité d’enregistrer un message dans votre boîte vocale. De retour à votre bureau, vous pouvez accéder à votre boîte vocale et écouter les messages que vous avez reçus.

Le service de messagerie vocale n’est pas activé par défaut.

Pour l’activer, merci de faire une demande d’intervention en précisant votre souhait pour les notifications :
– Etre notifié sur le poste téléphonique
– Etre notifié par courrier électronique
– Etre notifié par courrier électronique avec le message en pièce jointe

Consulter sa messagerie vocale depuis le poste : *98

Le code secret initial vous sera communiqué lors de la mise en service et doit être changé à la première consultation de la messagerie vocale.

Consulter sa messagerie vocale depuis un autre poste (y compris hors Université) :

Appeler le numéro de poste, lors de la diffusion du message, taper * puis saisir le code. Dans le menu suivant, choisissez « 0 » puis « 1 ».

Comment utiliser le logiciel Xivo Assistant ?

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Le logiciel Xivo Assistant est un complément de votre poste téléphonique, quelque soit son modèle. Il est recommandé pour les utilisateurs de postes analogiques ayant besoin de fonction non fournies par ce type de poste. Il peut remplacer le téléphone fixe.
 
Le logiciel Xivo Assistant est installé sur les ordinateurs portables des télétravailleurs

Ses fonctionnalités : 
  • Passer et recevoir des appels (en mode « Compte unique » ou avec votre ligne dédiée au télétravail)
  • Présentation du numéro de l’appelant (et du nom pour les appels internes)
  • Historique des appels (entrants, sortants, manqués)
  • Recherche dans l’annuaire
  • Répertoire personnel
  • Activation du mode « Ne pas déranger »
  • Activation des renvois

Le logiciel Xivo Client est disponible pour Windows et Ubuntu. Son installation doit être réalisée par la DOSI, via une demande d’intervention, catégorie Téléphone / Annuaire.

 

J'ai besoin d'un micro casque pour mon téléphone

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Pour les téléphones analogiques (Depaepe Premium, par exemple), aucun matériel adéquat n’a été identifié. Si vous avez besoin d’un micro casque pour la téléphonie, il est indispensable de demander le remplacement par un poste SNOM (SIP).
 
Pour les téléphones SNOM (tous modèles), un nombre limité de références sont totalement supportées et compatibles avec les téléphones ainsi que notre système de téléphonie XiVo. Ces mêmes modèles sont utilisables sur ordinateur avec le logiciel XiVo Assistant.
 
Pour un usage occasionnel : Jabra Biz 2300 USB (en version Mono ou Duo).
 
Pour une utilisation régulière : Sennheiser SC260 USB CTRL II (ou en version monaurale, SC230). Attention, une déclinaison MS existe pour les environnements de téléphonie Microsoft. Cette version est à proscrire.
 
Pour des environnements bruyants : Plantronics Blackwire C725. Il dispose d’une fonction de réduction active du bruit.
 
Si vous avez besoin d’un micro casque sans-fil, merci de contacter la DOSI par une demande d’intervention. Les modèles supportés sont très peu nombreux, nous étudions donc chaque demande au cas par cas.

Comment effectuer un renvoi de son poste téléphonique ?

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Le renvoi inconditionnel aura pour conséquence de ne pas faire sonner votre poste téléphonique et de renvoyer directement l’appel vers un autre numéro, interne comme externe.
 
Pour un poste analogique : composer *21* suivi du numéro de téléphone vers lequel renvoyer.
 
Pour un poste SNOM : appuyer sur la touche contextuelle Renv. (ou Renvoi) sous l’écran, composer le numéro vers lequel renvoyer et validez.
 
Quelque soit votre poste, avec le logiciel XiVo Assistant : icône « écran » ou « téléphone » en haut, cocher « Renvoyer tous les appels », saisir le numéro vers lequel renvoyer.
 
Pour désactiver ce renvoi :
 
Pour un poste analogique : composer *21#
 
Pour un poste SNOM : appuyer sur la touche contextuelle Renv. (ou Renvoi) sous l’écran.
 
Quelque soit votre poste, avec le logiciel XiVo Assistant : icône « écran » ou « téléphone » en haut, décocher « Renvoyer tous les appels »
 

Comment téléphoner et être appelé dans le cadre du télétravail ?

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Il est possible d’utiliser le téléphone dans le cadre du télétravail, en utilisant l’ordinateur et le micro-casque qui vous ont été fournis.
 
L’installation de votre poste de télétravail effectuée par la DOSI inclus un logiciel, XiVo Assistant, permettant de téléphoner et d’être appelé en utilisant votre micro-casque. Il est indispensable de connecter préalablement le VPN.
 
La fonctionnalité « Compte unique » vous permets d’être joignable au même numéro sur le poste de votre bureau et depuis XiVo Assistant en télétravail.
Le « Compte unique » n’est cependant pas compatible avec :
– Les files d’attentes (ne concerne que certains numéros d’accueil téléphonique)
– Les groupements d’appels (très peu de cas)
– Les groupements d’interceptions (courants dans certains bureaux).

Si vous utilisez une des fonctionnalités précitées, la DOSI prévoit une seconde ligne de téléphone dédiée au télétravail.

Vos deux lignes (celle de votre bureau et celle pour le télétravail) sonnent simultanément. Il n’est pas nécessaire d’effectuer un renvoi de la ligne du bureau vers celle du télétravail.
 
Avec le « Compte unique », le logiciel XiVo Assistant peut être aussi utilisé à votre bureau, en mode pilotage de téléphone.
 
 
Cependant, si votre poste de télétravail à été installé avant le mois d’octobre 2020, vous ne disposez pas de la fonction « sonnerie simultanée des deux lignes », vous devez effectuer manuellement un renvoi.
Vous pouvez contacter la DOSI via une demande d’intervention pour réaliser la mise en conformité de cette installation si elle n’est pas déjà été effectuée.
 
 

XiVo Assistant affiche un message de mise à jour ou du pare feu Windows

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Suite à la mise à jour de l’infrastructure de téléphonie en avril 2024, le logiciel XiVo Assistant est susceptible de provoquer deux types de messages :
 
– Une demande de mise à jour du logiciel : il faut accepter cette mise à jour afin de disposer de la dernière version, indispensable pour le bon fonctionnement du logiciel.
 
– Une notification du pare-feu Windows indiquant que certaines fonctionnalités peuvent être bloquées : cette notification peut être ignorée en toute sécurité, aucune fonctionnalité de XiVo Assistant n’est réellement bloquée.